Bagaimana Mengolah Kearsipan dalam Otomasi

Masih menulis tentang kepustakawanan, memang banyak yang harus benar-benar dipelajari.

Tentang kearsipan, juga sangat dipelajari oleh seorang pustakawan. Terlepas dimana nantinya mereka akan mempraktekkan ilmunya di lapangan.

Seperti kita ketahui, otomasi saat ini sudah sangat dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan.

Bukan hanya di bidang keuangan, tetapi otomasi juga sangat diperlukan dalam kearsipan, dan berbagai bidang. Supaya data dapat tersimpan dengan tepat, dan mudah dicari kembali apabila dibutuhkan.

Yang perlu kita ketahui bahwa pengaplikasian otomasi kearsipan pada sebuah organisasi dengan organisasi yang lainnya tentu akan berbeda. Tidak mungkin sama dalam hal pembuatan datanya.

Kita harus mengenal juga jenis arsip itu menurut fungsi kegunaannya. Diantaranya ada yang disebut arsip dinamis, dan arsip statis.

Yuk, kita simak tata cara bagaimana penggunaan otomasi pada pengelolaan kedua jenis arsip ini.

#Pelaksanaan Arsip Dinamis.
Proses secara umum pada otomasi kearsipan dinamis, yaitu mulai dari :

  1. Penciptaan Arsip
  2. Pemeliharaan dan Penggunaan Arsip
  3. Penyusutan Arsip

#Pelaksanaan Arsip Statis.
Untuk langkah otomasi kearsipan statis adalah aktivitas lanjutan dari arsip dinamis. Diantaranya yaitu :

  1. Akuisisi
  2. Pengolahan
  3. Penyimpanan
  4. Perawatan
  5. Layanan Arsip

Nah, untuk pelaksanaannya tentu kita membutuhkan seperangkat komputer untuk pembuatan basis data dan penyimpanan datanya.

Karena dengan penyimpanan arsip dalam basis data, akan memudahkan dalam hal pencarian kembali arsip yang sudah tersimpan. Dengan mudah dan cepat.

Dan untuk itu, organisasi atau instansi akan membutuhkan ahli untuk dipekerjakan. Mereka yang tentunya sudah sigap dan paham dalam pekerjaannya.

Diharapkan dengan mempelajari otomasi kearsipan, pustakawan akan melakukan otomasinya di perpustakaan.

Dengan aplikasi yang bisa digunakan untuk system penyimpanan data. Khususnya peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan, dalam pelayanan terhadap pemustakanya.

Rumah Media Grup / Allys Setia Mulyati
Sumber : BMP. ASIP4432 Otomasi dalam Kearsipan. M. Imam Mulyantono.

Foto : dokumentasi pribadi

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.